入職問卷問家族病史會被起訴？獎金如何免加班費重算？中小企業三大管理誤區盤點

入職前問卷詢問家族病史，為何遭到起訴？按總收入發放獎金，能否省去重新計算加班費的麻煩？企業成長過程中，又有哪些常見管理誤區？本期帶來詳細介紹。

EEOC 提醒：招募前健康問卷有可能違反 GINA 法案

首先，我們來看招聘合規方面的新動態。美國平等就業機會委員會（EEOC）近期向一家公司提起訴訟並提醒其他僱主，在招聘時向求職者獲取家族病史等遺傳信息，極有可能違反《基因信息反歧視法》（GINA）。

這起案件的被告是一家汽車製造商，在2022年至2024年間，該公司要求求職者說明其父母、祖父母或兄弟姊妹是否患有氣喘、癌症、糖尿病等特定疾病。

入職填寫健康調查問卷EEOC指出，這種做法屬於非法取得遺傳資訊，且該問卷與雇主提供的醫療或健康福利無關，也不屬於法律規定的少數例外情形。雖然該公司已於2024年修改表格，但仍未能免除責任。

此類違規的高發場景集中在入職體檢與員工健康福利計畫兩個方面。此前亞馬遜也曾因員工入職體檢而面臨訴訟 (另開新視窗)。美國國立衛生研究院旗下的國家人類基因組研究所表示，由於員工健康福利計畫涉及健康資訊交換，如要求員工提供遺傳資訊，便可能涉及GINA的相關規定。EEOC也提醒，雇主在員工健康福利計畫中蒐集遺傳資訊受到嚴格限制。

美國勞工部批准新型獎金方案，免除加班費重新計算

接下來，我們來看薪資與工時管理方面的一項新指引。美國勞工部近日發布意見函 (另開新視窗)，確認一種按員工總收入比例發放獎金的計算方式，符合《公平勞動標準法》（FLSA）的加班費規定。採用該類獎金計畫的企業，無需因發放獎金而重新計算員工的加班費。

根據FLSA規定，員工每週工作超過40小時，應按正常工資率的1.5倍支付加班費。而正常工資率通常高於員工的時薪，因為除了基本工資外，還須納入符合規定的獎金。一般情況下，獎金計算具有一定的時間落差，例如，企業在計算上一季獎金後，正常工資率將會提高，企業則須支付因此產生的額外加班費。

不過，聯邦法規規定了一項例外。如果獎金是按員工總收入比例發放，企業無需再次重新計算加班費。因為總收入已包含正常工資與加班工資，那麼獎金本身已同步計入相對應的加班報酬。

這項規定同樣與加州雇主密切相關。2023年加州上訴法院的判例明確指出，當地企業可直接採用該聯邦算法，無須遵循加州勞工標準手冊。需要留意的是，勞工部意見函僅作為執法參考，不具法院強制約束力。獎金與薪資核算邏輯複雜，企業在設計薪酬方案時建議諮詢法律顧問，以避免加班費漏算的風險。

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三大管理迷思，為小型企業埋下隱性風險

最後，我們來看看小企業員工管理的三個常見迷思。

迷思一：認為薪資軟體成本過高。不少企業仍使用試算表或紙本記錄管理薪資，資料分散不僅增加管理成本，也容易產生錯誤。這樣做看似節省工具成本，最終卻造成人才流失、團隊信任受損。

迷思二：認為合規性主要是大公司才關心的問題。實際上，中小企業在工資工時、員工分類、檔案保存等方面承擔著相同的義務，只是更少的人力去追蹤法規變化。當政策未被書面記錄、法規發生變更時，問題往往在稽核或罰款後才暴露出來。

迷思三：認為正規人資流程可以等企業壯大後再建立。隨著團隊擴大，新進員工增加、管理層級增多，若缺乏統一的到職流程、員工手冊和管理制度，不同主管可能採用不同做法，影響管理一致性。

三大迷思的核心根源，在於經營者認為企業擴張後，人事管理依然可以依靠非正式模式運作。然而，隨著企業持續成長，這些管理漏洞也會逐漸浮現。能夠實現穩健擴張的企業，往往是在員工、管理者及企業本身受到影響之前，就及早辨識並化解這些潛在風險。

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